Vérification de déclaration de performance extra-financière
Périmètre :
La déclaration de performance extra‐financière, insérée dans le rapport de gestion, présente les informations requises par l'article L 225‐102‐1 du code de commerce, en application de l’ordonnance n°2017‐1180 du 19 juillet 2017 relative à la publication d’informations non financières transposant la directive européenne sur la communication extra‐financière.
Objectif :
Objectif :
Réalisation d’un rapport comprenant un avis motivé exprimant une conclusion d’assurance modérée sur :
- la conformité de la Déclaration aux dispositions prévues à l’article R. 225-105 du code de commerce ;
- la conformité de la Déclaration aux dispositions prévues à l’article R. 225-105 du code de commerce ;
- la sincérité des informations historiques (constatées ou extrapolées) fournies en application du 3° du I et de II de l’article R. 225-105 du code de commerce, à savoir les résultats des politiques, incluant des indicateurs clés de performance, et les actions, relatifs aux principaux risques.
1 - Pré-engagement
L'OTI réalise une revue de pré-engagement. Cette revue de pré-engagement permets de garantir que l'OTI est en mesure de faire une proposition commerciale ainsi que de s’assurer de l’indépendance et l’impartialité de l’Organisme et de son personnel pour la réalisation de la mission de vérification. L'OTI transmet un mail type au client lors du premier échange afin d’exiger du client les informations nécessaires à la réalisation à la revue de pré-engagement à savoir : · le nom du client et la déclaration proposée à vérifier;
· le lieu d'exercice des activités du client;
· les objectifs et le périmètre de la vérification; · les rapports, données et toute autre information pertinente ;
· s'ils sont connus à ce stade et applicables, l'importance relative et le niveau d'assurance;
· toute autre information requise par le programme de vérification.
L’OTI joint à ce mail type son programme de vérification et les exigences spécifiées associées relatives à la vérification. Dans le cas où la revue de pré-engagement détecterait un manque au niveau de la déclaration du client ou de son système de preuves et de justification de sa déclaration, cela devra être pris en compte lors du dimensionnement de la vérification, notamment sur le dimensionnement de l’étape de planification.
2 - Engagement
Lorsque la mission est acceptée, l’Organisme établit une lettre de mission afin de contractualiser la mission. Le Programme de vérification DPEF – Sustain’Analyse V3_03.2025 est transmis au client avec la lettre de mission.
3 - Planification
L'OTI réalise les activités de panification en tenant compte des exigences spécifiées dans le programme de vérification conformément au §9.4 de la norme. Pour le client, un Plan de vérification DPEF est transmis par mail en reprenant les éléments prévus au §9.4 de la norme. Par ailleurs, toute révision du plan sera documentée et envoyée au client.
4 - Exécution de la vérification
L’Organisme applique les méthodes de vérification détaillées dans son Programme de vérification DPEF – Sustain’Analyse V3_03.2025. Les travaux réalisés seront tracés dans un fichier de travail. Le vérificateur aura la charge de formaliser un projet d’avis.
5 - Revue & décision et délivrance de l’avis de vérification
Une fois les travaux de vérification terminés et avant la décision, une lettre d’affirmation sera demandée afin de confirmer que tous les documents ont bien été remis pour mener a bien la mission. L’OTI réalise une revue des travaux réalisés par une personne indépendante de l’exécution des travaux. Pour ce faire, la personne en charge de la revue communique avec l’équipe de vérification, si nécessaire, et formalise le résultat de la revue ainsi que la décision de confirmer la déclaration.
6 - Faits découverts après la délivrance de l’avis de vérification
Si l’OTI découvre des faits ou informations susceptibles d’affecter un avis de vérification délivré, il informe son client et échange avec lui sur les actions à mettre en place (révision/retrait de l’avis). Les actions sont traitées dans un document de suivi des actions.
7 - Traitement des appels et des plaintes
Le traitement des appels et des plaintes est décrit dans le document joint.
8 - Enregistrements
L’Organisme conserve des enregistrements de ses dossiers de vérification au sein de son serveur externalisé.
Engagement d'impartialité
L’OTI s’engage à réaliser ses activités de vérification : En toute impartialité, en écartant tout risque de situation de conflit d’intérêt et en veillant à ce que l’indépendance soit maintenue.
Compétences et engagements qualités
Programme de vérification
L'OTI a développé son propre programme de vérification pour la vérification de la déclaration de performance extra-financière insérée dans le rapport de gestion « DOC-08.1 Programme de vérification DPEF – Sustain’Analyse V3_03.2025 ».
Le programme est fourni aux clients lors de la contractualisation de la mission de vérification et dès lors qu’une nouvelle version du programme s’applique.
Compétence du personnel
Pour s’assurer de la formation et de l’expérience appropriées du personnel, l'OTI a défini les critères de compétence (prérequis, formation, connaissance, aptitude et expérience) propres à chaque fonction impliquée dans ses activités de vérification.
Dès lors que les critères de compétence du membre du personnel sont remplis, l'OTI qualifie formellement celui-ci.
Portée d'accréditation de l'OTI
19.1 – Responsabilité Sociétale des Entreprises
RSE19.1.1 – Vérifications, par un organisme tiers indépendant (OTI), de déclarations portant sur des informations sociales, environnementales et sociétales
19.1.1.a - Vérification de la déclaration de performance extra-financière insérée dans le rapport de gestion
Audit interne et engagements
Afin de déterminer si le système de management est conforme aux exigences applicables et à ses propres exigences et qu’il est mis en œuvre de manière efficace et tenu à jour, l’Organisme réalise des audits internes au moins une fois par an.
L'OTI s'engage a communiquer sur demande un avis de vérification pour les autorités de régulation.